どんな話？
Pages の共有を、読む（View）・コメントする（Comment）・編集する（Edit）に分け、相手の役割と必要なアクセスを対応させた共有メモを作った回です。そのPageへの直接の招待と、親やSpaceから引き継ぐアクセスは別の経路。10月2日の実機確認では自分の練習用Pageの共有画面を開き、リンク設定が「招待されたユーザーのみ」であることを確認しました。外部の人への招待や、相手側での共同編集は行っていません。
この記事でわかること
- 公式ガイドのアクセスは、View・Comment・Edit。Viewは読む、Commentは読んで意見を残す、Editは内容を変えるためのもの。Teamへ招待すると、Commentがなく、ViewかEditの選択になる場合も案内されている
- 直接アクセスは、そのPageへ個別に招待する経路。引き継ぐアクセスは、共有Spaceや親Pageから来る経路。子Pageの直接の招待を消しても、親やSpaceから読める経路が残る場合がある
- 今回の練習用Pageの日本語画面には「メンバーを追加」「リンクへのアクセス」「アクセス権のあるユーザー」があり、所有者と「招待されたユーザーのみ」の設定を確認した。別のworkspaceの受け手やTeamの選択肢まで確認したことにはならない
- 練習の役割は3つ。参加者はViewに相当するアクセス、確認担当はCommentが提供されていればそのアクセス、共同編集者はEditに相当するアクセスを検討する。「どの権限にするか」の前に、「この相手へこの内容を見せてよいか」を考える
- TeamにViewとEditしかないとき、必要なのが意見なら、まずViewで読めるようにし、すでにチームで使っている連絡場所で指摘を受ける方法を考える。「Commentが見つからないから、全員Edit」は、仕事の範囲より権限を広げてしまう
- 共有設定を保存したら、画面を開き直して相手とアクセスが残っているかを見る。確認は共有を行った本人の画面だけでは終わらず、相手側でできたことを確かめる。範囲を変えたときは「外した相手が読めない」だけでなく、「残す相手が困っていない」までが点検
やることチェックリスト
0/6記事を読みながら、できたものにチェックを付けていけます。チェックはこの端末に残ります。
ぜんぶできた！おつかれさまでした。
くわしい手順と画面の図は、Xの記事にあります。
こんな人に
- 確認してほしいだけの資料を、誰でも書き換えられる状態にしてしまわないか不安な人
- ページを人と使い始めるとき、共有の違いを整理したい人
- 読む・コメントする・編集するを分け、相手に必要なアクセスを考えたい人
この話のTIPS
- 注意見せる相手を減らしたいときは、Pageの直接アクセスだけを見て終えないでください。親Page、Space、workspaceの設定など、どの経路からアクセスできるかを確認します。
- コツ同じPageに全員を入れるより、参加者向けの案内と、運営用の調査を分けるほうが適切な場合があります。「どの権限にするか」の前に、「この相手へこの内容を見せてよいか」を考えましょう。